Invitation to Annual meeting 2015

Kutsu Open Knowledge Finland ry:n sääntömääräiseen vuosikokoukseen 2015

Jäsenistö voi osallistua kokoukseen joko tulemalla paikan päälle tai etäosallistumismahdollisuutta käyttäen. Ilmoittautuminen kokoukseen viimeistään 18.3.2015 on edellytys äänestysoikeuden saamiselle etäyhteyden yli.

Ilmoittautuminen ei ole pakollinen paikan päällä osallistuville, mutta toivottava.

Mikäli et ole vielä yhdistyksen jäsen, mutta haluat liittyä ja olla näin mukana kokouksessa täytä liittymislomake viimeistään pe 20.3.2015 klo 12.00 mennessä.

Mikäli olet käytettävissä yhdistyksen hallitukseen tai core-tiimiin 2015-2016 ilmoitathan kiinnostuksestasi lomakkeella.

Kokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
  8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Ennakkovalmistelu

OKF:n avoimen päätöksentekokäytännön mukaisesti vuosikokouksella on ollut pitkän kaavan mukaiset nettietkot. Tämä vuosikokoussivu julkaistiin 12.12.2014 ja suunnitteluun on ollut käytettävissä avoin yhteiskirjoitusdokumentti. Vuosikokouksen ajankohtaa haarukoitiin keskustelulla Fode-ryhmässä. Vuosikokous kutsuttiin ensin 10.2.2015 koolle tiistaiksi 24.2., mutta ajankohta muutettiin uudella kokouskutsulla 20.2. ja alkuperäisestä ajankohdasta tehtiin strategia- ja valmistelusessio.

Materiaalit

Sääntöjen 8§ “Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.”

Yhdistyksen hallitus

Yhdistyksen sääntöjen 6 §: “Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3 – 9 muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.”

Hallitus kokoontuu ennen vuosikokousta ainakin 3.2.2015, mutta mahdollisesti voi tarvittaessa hyväksyä uusia jäseniä myös lähempänä vuosikokousajankohtaa. Asiasta päätetään ja tiedotetaan lähempänä kokousajankohtaa.

Jäsenhakemuksen voi lähettää verkossa.

Hallituksen lisäksi yhdistyksellä on vuonna 2014 toiminut hallitusta laajempi ja enemmän käytännön toimintaa pyörittävä core-tiimi. Core-tiimi pitää yhteyttä muun muassa Facebook-ryhmän ja -chatin kautta aina tarpeen vaatiessa, eli välillä säännöllisesti, välillä epäsäännöllisesti. Kiinnostuksesta hallituksen tai core-tiimin jäsenyyttä kohtaan pyydetään ilmoittautumaan etukäteen.