Annual meeting 2014

Annual meeting

Wednesday 26.3. 2014

You can participate to organizing the annual meeting in all the OKFFI standard channels – live meetings, Google plus thread, general Finnish Open Data Ecosystem Facebook-group and all the working groups’ Facebook groups and this preparatory collaborative editing document.

For your reference, rules of the association.

Documents from the 2013 meeting.

Kokouskutsu

Kutsu Open Knowledge Finland ry:n sääntömääräiseen vuosikokoukseen 2014

Tervetuloa Open Knowledge Finland ry:n sääntömääräiseen vuosikokoukseen, joka pidetään “Joukkoistetut paikkatietoaineistot” -seminaarin jälkeen.

Jäsenistö voi osallistua kokoukseen joko tulemalla paikan päälle tai etäosallistumismahdollisuutta käyttäen. Ilmoittautuminen kokoukseen vähintään 24 tuntia etukäteen on edellytys äänestysoikeuden saamiselle etäyhteyden yli.

Joukkoistetut paikkatietoaineistot -seminaari on Open Knowledge Finland ry:n, ProGIS ry:n ja Sytyke ry:n yhdessä järjestämä maksuton kevätseminaari. Seminaarin jälkeen yhdistykset pitävät omat keväkokouksensa samassa paikassa erillisissä neuvotteluhuoneissa. Kaikki vuosikokousosallistujat ovat lämpimästi tervetulleita paikalle jo seminaarin ajaksi. Myös seminaaria on mahdollista seurata etänä verkkolähetyksen kautta.

Mikäli et ole vielä yhdistyksen jäsen, mutta haluat liittyä ja olla näin mukana kokouksessa täytä liittymislomake osoitteessa https://fi.okfn.org/membership/ viimeistään ti 25.3.2014 klo 12.00 mennessä. Mikäli olet käytettävissä yhdistyksen hallitukseen 2014-2015 ilmoitathan kiinnostuksestasi lomakkeella: http://bit.ly/available_for_OKFFI_board

Kokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
  8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Kokousaineistot

Helsingissä 11.3.2014 Open Knowledge Finland ry:n hallituksen puolesta, Tarmo Toikkanen, Open Knowledge Finland ry:n hallituksen sihteeri tarmo@okf.fi


Kokouksen tarkennettu asialista (DRAFT)

Open Knowledge Finland ry. Sääntömääräinen vuosikokous 2014

Aika: 26.3.2014 klo 19:00

Paikka: Ravintola Vaunu, Ratapihantie 9 Helsinki, Pasila (etäosallistuminen Adobe Connect -alustalla)

Osallistujat: kokouksen osallistujat todetaan ilmoittautusmislomakkeella (Mahdollisiin äänestyksiin ei voi osallistua jos ei ole ilmoittautunut kokoukseen.)

Etäosallistuminen: https://otavanopisto.adobeconnect.com/nettikansa

Asialista kalvoesityksenä:

Toimintakertomus: http://okf.fi/toimintakertomus_2013

Tasekirja 2012-2013: http://okf.fi/tasekirja_2013

Toimintasuunnitelma: http://okf.fi/toimintasuunnitelma_2014

Talousarvio 2014: http://okf.fi/talousarvio_2014


 

1. Kokouksen avaus

Yhdistyksen puheenjohtaja Petri Kola

2. Kokouksen järjestäytyminen

2.1. Kokouksen puheenjohtajan valinta

Päätös:

2.2. Kokouksen sihteerin valinta

Päätös:

2.3. Kahden pöytäkirjan tarkastajan valinta

Päätös:

2.4. Kahden ääntenlaskijan valinta

Päätös:

3. Kokouksen osanottajien, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Yhdistyksen sääntöjen 10 §: “Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse ja yhdistyksen verkkosivuilla.”

3.1. Kokouksen osanottajien toteaminen

Todetaan verkon kautta läsnäolevat sekä fyysisesti läsnä olevat osanottajat nimenhuudolla.

3.2. Kutsu yhdistyksen kokoukseen

Kutsuilmoitus julkaistiin yhdistyksen verkkosivuilla ja toimitettiin kaikille yhdistyksen jäsenrekisteriin sähköpostiosoitteensa ilmoittaneille jäsenille sähköpostitse 12.3.2014.

Hallituksen esitys: Todetaan kokous sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi ja siten päätösvaltaiseksi.

Päätös:

4. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen

Hallituksen esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

Päätös:

5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto

Yhdistyksen perustamista seuranneen lyhyen toimikauden 21.12.2012 – 9.2.2013 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja toiminnantarkastajien lausunnon käsittely siirrettiin yhdistyskokouksen 9.2.2013 päätöksellä yhdistyksen sääntömääräiseen vuosikokoukseen 2014. Yhdistyksen rahastonhoitaja esittelee tilinpäätöksen, joka kattaa ajanjakson yhdistyksen perustamisesta vuoden 2013 loppuun saakka, yhdistyksen puheenjohtaja esittelee toimintakertomuksen vastaavalta ajalta.

Keskustelu:

Päätös:

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

Yhdistyksen perustamista seuranneen lyhyen toimikauden 21.12.2012 – 9.2.2013 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille siirrettiin yhdistyskokouksen 9.2.2013 päätöksellä käsiteltäväksi yhdessä vuoden 2013 tilinpäätöksen vahvistamisen ja vastuuvapauden myöntämisen kanssa yhdistyksen sääntömääräiseen vuosikokoukseen 2014.

Hallituksen esitys: Hyväksytään tilinpäätös 21.12.2012 – 31.12.2013 ja myönnetään vastuuvapaus toimikauden 21.12.2012 – 9.2.2013 hallitukselle, toimikauden 9.2.2013 – 26.3.2014 hallitukselle sekä muille vastuuvelvollisille.

Päätös:

7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

7.1 Toimintasuunnitelman hyväksyminen vuodelle 2014

Yhdistyksen puheenjohtaja esittelee avoimen toimintasuunnitelman vuodelle 2014.

Hallituksen esitys: Hyväksytään toimintasuunnitelma vuodelle 2014.

Päätös:

7.2. Yhdistyksen liittymis- ja jäsenmaksujen määrääminen vuodelle 2014

Yhdistyksen sääntöjen 5 §: “Varsinaisilta jäseniltä ja kannatusjäseniltä perittävien liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksujen suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous.”

Hallituksen esitys: Pidetään samoina kuin vuonna 2013.

Päätös:

7.3. Vuoden 2014 tulo- ja menoarvion vahvistaminen

Rahastonhoitaja esittelee talousarvion.

Hallituksen esitys: Vahvistetaan talousarvio vuodelle 2014.

Päätös:

8. Yhdistyksen puheenjohtajien ja hallituksen valitseminen

Yhdistyksen sääntöjen 6 §: “Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3 – 9 muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.”

8.1. Valittavan hallituksen koko

Hallituksen esitys: Ehdotamme 9 jäsentä + pj.

Päätös:

8.2. Puheenjohtajien valinta

Puheenjohtajaehdokkaiden esittäytyminen

Päätös:

8.3. Hallitusten jäsenten valinta

Hallitusehdokkaiden esittäytyminen

Päätös:

9. Toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien valinta tarkastamaan toimintavuoden 2014 hallintoa ja tilejä

Yhdistyksen sääntöjen 11 §: “valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa”

Hallituksen esitys: Uudelleenvalitaan tilintarkastajaksi KHT-yhteisö Nexia Oy.

Päätös:

10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Ei muita asioita

11. Kokouksen päättäminen