Versio 0.96, päivitetty 4.5.2020
Rekisterinpitäjä: Open Knowledge Finland ry, (y-tunnus: 2520401-8)
Osoite: Lapinlahdenkatu 16, FI-00180 Helsinki, Finland
Muut yhteystiedot: toiminnanjohtaja@okf.fi
Jäsenrekisteri / Membership register
Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Tarmo Toikkanen
Osoite:Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00100 Helsinki, Finland
Muut yhteystiedot: jasenasiat@okf.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Tietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden hoitamiseksi.
Rekisterinkäsittelijä: Rekisterinkäsittely tapahtuu Yhdistysavain-palvelussa, osoite https://okffi.yhdistysavain.fi/
Rekisterin tietosisältö: Jäsenistä tallennetaan täydellinen nimi (etunimet ja sukunimi), kotipaikka, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi jäsenien toiminnasta yhdistyksessä voidaan pitää kirjaa (esim. työryhmien tai projektien toimintaan osallistuminen).
Säännönmukaiset tietolähteet: Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Henkilörekisteriä säilytetään Yhdistysavaimen rekisteripalvelussa. Rekisterin tietoja ei siirretä ETAn ulkopuolelle.
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen jälkeen korkeintaan 12 kuukautta.
Tietojen julkisuus: Yhdistyksen jäsenluettelo on julkinen, joten kunkin jäsenen nimi ja kotipaikka julkaistaan verkossa julkisesti. Muut rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.
Rekisterin suojauksen periaatteet: Jäsenrekisteristä säilytetään paperisia kopioita lukitussa toimistossa. Digitaaliseen jäsenrekisteriin on pääsy vain hallituksen puheenjohtajalla sekä jäsenasioista vastaavalla henkilöllä. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviksi säädettyjä.
Tarkastusoikeus: Kenellä tahansa on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyt voivat kirjautua jäsenrekisterin hallintaliittymään ja itse tarkistaa omat tietonsa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Kenellä tahansa on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröidyt voivat kirjautua jäsenrekisterin hallintaliittymään ja itse korjata omat tietonsa.
Tapahtumat ja niihin ilmoittautuminen
Rekisterin nimi: Tapahtumien osallistumisrekisteri
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Tarmo Toikkanen
Osoite:Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00100 Helsinki, Finland
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietoja käytetään tapahtumien ilmoittautumisten vastaanottoon, tapahtumien järjestämiseen sekä niistä tiedottamiseen.
Rekisterinkäsittelijä: Tietoja käsitellään Google Suite -palvelussa, joka on EU:n tietosuojavaatimusten mukainen käsittelijä.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteriin kerätään kuhunkin tapahtumaan tarvittavat tiedot rekisteröidyltä itseltään: nimi, yhteystiedot, erityisruokavalio ja muita tilaisuuteen liittyviä tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet: Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja voidaan teknisistä syistä säilöä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään tapahtuman päättymisen jälkeen korkeintaan 6 kuukautta.
Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot sekä korjata ne ottamalla yhteyttä tilaisuuden pääjärjestäjään. Heillä on myös oikeus tietojen poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä vastustaa heihin kohdistuvaa automaattista päätöksentekoa.
Jitsi-videokokous meet.okf.fi
Yhdistys tarjoaa ilman takuuta Jitsi-videokokousta kenen tahansa käyttöön Suomessa. Palvelu on osoitteessa https://meet.okf.fi.
Palvelun tarjoava palvelin tallentaa teknisesti välttämättömät lokitiedot, joihin kuuluu mm. palvelua käyttävien IP-osoitteet sekä kokoushuoneiden osoitteet. Mitään muita tietoja ei tallenneta. Kokouspalvelu ei sisällä kokousten tallentamismahdollisuutta eikä myöskään tallenna kokouksien sisällöstä mitään.
Muut palvelut
Yhdistys on mukana lukuisissa projekteissa ja tarjoaa useita verkkopalveluita. Näiden palveluiden omat tietosuojaselosteet kertovat tarkemmin niiden henkilötietojen käsittelystä.
Verkkosivusto / website
Tämän verkkosivuston käyttöön liittyvä henkilötietojen keruu kuvataan alla. / The processing of personal information for website visitors is described below.
Comments
When visitors leave comments on the site we collect the data shown in the comments form, and also the visitor’s IP address and browser user agent string to help spam detection.
An anonymized string created from your email address (also called a hash) may be provided to the Gravatar service to see if you are using it. The Gravatar service privacy policy is available here: https://automattic.com/privacy/. After approval of your comment, your profile picture is visible to the public in the context of your comment.
Media
If you upload images to the website, you should avoid uploading images with embedded location data (EXIF GPS) included. Visitors to the website can download and extract any location data from images on the website.
Contact forms
Any information you supply on contact forms is used for the purpose specified.
Cookies
If you leave a comment on our site you may opt-in to saving your name, email address and website in cookies. These are for your convenience so that you do not have to fill in your details again when you leave another comment. These cookies will last for one year.
If you have an account and you log in to this site, we will set a temporary cookie to determine if your browser accepts cookies. This cookie contains no personal data and is discarded when you close your browser.
When you log in, we will also set up several cookies to save your login information and your screen display choices. Login cookies last for two days, and screen options cookies last for a year. If you select “Remember Me”, your login will persist for two weeks. If you log out of your account, the login cookies will be removed.
If you edit or publish an article, an additional cookie will be saved in your browser. This cookie includes no personal data and simply indicates the post ID of the article you just edited. It expires after 1 day.
Embedded content from other websites
Articles on this site may include embedded content (e.g. videos, images, articles, etc.). Embedded content from other websites behaves in the exact same way as if the visitor has visited the other website.
These websites may collect data about you, use cookies, embed additional third-party tracking, and monitor your interaction with that embedded content, including tracking your interaction with the embedded content if you have an account and are logged in to that website.
Analytics
We collect anonymous analytics on our website usage. This data is collected on the same servers that host our website, located in Finland.
Who we share your data with
No-one.
How long we retain your data
If you leave a comment, the comment and its metadata are retained indefinitely. This is so we can recognize and approve any follow-up comments automatically instead of holding them in a moderation queue.
For users that register on our website (if any), we also store the personal information they provide in their user profile. All users can see, edit, or delete their personal information at any time (except they cannot change their username). Website administrators can also see and edit that information.
What rights you have over your data
If you have an account on this site, or have left comments, you can request to receive an exported file of the personal data we hold about you, including any data you have provided to us. You can also request that we erase any personal data we hold about you. This does not include any data we are obliged to keep for administrative, legal, or security purposes.
Where we send your data
Visitor comments may be checked through an automated spam detection service.
